Los eventos siempre se organizan en función del elemento más importante: los invitados. Es complicado organizar detalles como la cantidad de comida, bebida, mesas y sillas, si no se cuenta con este número. Así mismo como el espacio que necesitaríamos alquilar para recibirlos.
La cantidad de personas que en inicio se quiera convocar va a depender primordialmente de tres elementos:
Tenemos que tener en cuenta que no es lo mismo hacer un evento interno de la empresa, que hacer uno público. Mientras más privado sea el evento se puede tener seguridad que llegará la mayoría de invitados.
En el caso que el evento sea de tipo académico y de carácter obligatorio, se podrá tener por seguro que la inasistencia sería mínima.
En caso de que el evento sea público, se calcula que el nivel de inasistencia es del 10% al 20%. Este dato nos es muy útil a la hora de contratar servicios de comida y catering, porque es una cantidad que nos podemos ahorrar, así como ser la diferencia clave entre alquilar un salón más barato que otro.
Si el evento es de carácter académico, hay que pensar en un número que pueda ser manejable por el expositor o el experto que va a dar la cátedra. En estos casos, la asistencia puede ser de más del 90% si se trata de una capacitación interna de la empresa.
En cambio si el evento fuera abierto al público, como en el caso de un simposio, habría que considerar enviar un gran número de invitaciones con varios meses o días de anticipación y luego trabajar las reservaciones con el número de confirmaciones. Si no existiera tanto tiempo previo para esto, entonces hay que considerar un 20% de inasistencia.
Entre otras variables que hay que considerar es de qué tanto interés puede ser el tema y el nicho de personas interesadas en el mismo. Si se trata de un evento de promoción, se aplica lo mismo, pero de ser algo que se sabe producirá mucha atención, se puede trabajar sobre el 90% de asistencia.
Aunque a veces se quiera tirar la casa por la ventana en cuanto al número de invitados, hay que considerar que dependiendo de la fecha del año se hará más fácil o difícil encontrar un lugar que pueda contener a todos los invitados.
Sumado a eso, en estos tiempos también es importante pensar en los espacios de parqueo disponible para los vehículos de los mismo.
Todos estas variables hay que tomarlas en consideración antes de hacer las invitaciones. Si sabemos que la capacidad del lugar es para un máximo de 100 personas (con sus respectivos carros), sería ideal no invitar a más de 150, dependiendo del impacto que creamos vaya a provocar la invitación. Esto para evitar a la hora de la hora producir inconvenientes innecesarios a los invitados.
Dependiendo de la naturaleza del evento, en ocasiones hay que pensar esta fórmula al revés. Si sabemos que tenemos espacio para 300 personas y el evento es del tipo multitudinario, donde las invitaciones no especifican un límite de invitados por cada uno, hay que considerar entonces enviar el 60% de ese total. Por lo que al final solamente se entregarán 180.
En la actualidad el internet, las redes sociales y las aplicaciones nos han facilitado mucho la organización de eventos. Crear un evento en facebook y pagar algo de publicidad dirigido a nuestro público objetivo, nos irá dando un número tanto de asistentes como de interesados y de estos sacar un promedio de personas que podemos esperar.
Si se trata de un evento cerrado, también podemos usar aplicaciones con que podremos llevar mejor control del número de asistentes confirmados.
Pero si quieres dejar en manos expertas la organización de tu evento y evitar gastos de más esperando un número de invitados que nunca llegan, puedes comunicarte con Lolipop, quienes con 7 años en el mercado de eventos, convertirán tu evento en una experiencia agradable tanto para tu empresa, como para tus invitados.